Wenn das Finanzamt klopft, wird eine Sache geprüft, die du täglich erzeugst und meist kaum hinterfragst: deine Rechnungen. Und zwar nicht nur, ob die Beträge stimmen, sondern wie sie entstanden sind, gespeichert wurden und ob sie nach dem Versand noch verändert werden könnten. Das ist der Kern der GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (BMF-Schreiben vom 28. November 2019).
Die fünf Prinzipien hinter der GoBD
Alles, was du an Buchhaltung erzeugst, muss diese fünf Eigenschaften erfüllen. Wenn eine fehlt, hat der Prüfer einen Aufhänger:
- Vollständigkeit — jeder Geschäftsvorfall ist erfasst, keine Rechnung wird einfach „gelöscht".
- Richtigkeit — die Beträge, Steuersätze und Daten stimmen mit der Realität überein.
- Zeitgerechtheit — Buchungen werden zeitnah erfasst (Rechnungen spätestens nach 10 Tagen, Kasseneinnahmen täglich).
- Ordnung — Belege sind systematisch ablegbar und in einem nachvollziehbaren Schema benannt (z.B.
RE-2026-0001). - Unveränderbarkeit — versendete Rechnungen können nicht mehr überschrieben werden. Stornierungen erfolgen ausschließlich über eine Stornogutschrift.
Pflichtangaben auf jeder Rechnung (§ 14 UStG)
Das Umsatzsteuergesetz schreibt für jede Rechnung über 250 € folgende Angaben zwingend vor:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden (Rechnungsstellers)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos, ohne Doppelungen)
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände / Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (kann mit dem Rechnungsdatum identisch sein)
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, jede Vereinbarung über Minderungen
- Steuersatz und Steuerbetrag — oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 € reichen reduzierte Angaben (Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge/Art, Brutto-Entgelt, Steuersatz). Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus, muss aber einen entsprechenden Hinweis auf die Rechnung setzen.
Unveränderbarkeit — der häufigste Stolperstein
Das ist die Regel, an der die meisten Word-/Excel-Workflows scheitern: Eine einmal an den Kunden gesendete Rechnung darf nicht mehr verändert werden — auch nicht „nur kurz, um einen Tippfehler zu korrigieren". Wer das doch tut, zerstört die Beweiskette und riskiert bei einer Betriebsprüfung Schätzungen zu Lasten des Unternehmens.
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre, maschinell auswertbar
Rechnungen, Belege, Buchungsbelege und alle dazugehörigen Geschäftsbriefe musst du 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO). Wichtig: in dem Format, in dem sie entstanden sind. Eine PDF-Rechnung als Ausdruck in einem Ordner reicht nicht — die Original-PDF muss digital archiviert bleiben.
Bei einer E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) musst du zusätzlich das XML aufbewahren — das ist der eigentliche „Original-Beleg". Eine umfassende Übersicht zu E-Rechnungs-Formaten findest du in unserem Artikel „E-Rechnungspflicht 2025: XRechnung und ZUGFeRD verständlich erklärt".
Verfahrensdokumentation: das oft vergessene Pflichtdokument
Wenn dein Geschäft eine bestimmte Größe übersteigt oder eine Betriebsprüfung droht, kann das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation verlangen. Das ist ein internes Dokument (PDF reicht), das beschreibt:
- Welche Software du für Rechnungen, Buchhaltung und Belegarchivierung nutzt
- Wie Rechnungsnummern vergeben werden (lückenlos, automatisch)
- Wie Belege erfasst und gespeichert werden
- Wer Zugriff auf welche Daten hat
- Wie Backups erstellt und wo sie liegen
- Wie lange Daten aufbewahrt und wie sie gelöscht werden
Eine knappe, ehrliche Verfahrensdokumentation (3–5 Seiten) reicht für die meisten Solo-Selbständigen. Wichtig ist, dass sie der gelebten Praxis entspricht und regelmäßig (mindestens jährlich) aktualisiert wird.
Was bedeutet das für die Software-Wahl?
Eine Buchhaltungssoftware ist nicht automatisch GoBD-konform, nur weil der Anbieter es behauptet. Prüfe konkret:
- Werden versendete Rechnungen technisch gesperrt, sodass auch ein Admin sie nicht heimlich überschreiben kann?
- Wird jede Änderung im Audit-Log protokolliert (Wer, Wann, Was)?
- Sind Rechnungsnummern lückenlos und werden serverseitig vergeben — oder kann der Client beliebige Nummern setzen?
- Funktionieren Storno-Workflows ordnungsgemäß über Gutschriften?
- Werden Daten in Deutschland gehostet und ist die Aufbewahrungs dauer mindestens 10 Jahre garantiert?
Wir haben Accolink genau nach diesen Kriterien gebaut: Server-seitige Nummern, Audit-Log für jede Änderung, technisch unveränderbare Rechnungen ab Status „versendet", Hetzner-Hosting in Falkenstein/Nürnberg, AES-256-Verschlüsselung sensibler Felder.
Fazit — drei Dinge, die du sofort tun kannst
- Prüfe deine letzten 5 Rechnungen: Sind alle Pflichtangaben da? Insbesondere Steuernummer / USt-IdNr und Leistungsdatum.
- Hör auf, in Word zu arbeiten. Nicht weil Word „böse" ist — sondern weil GoBD-Unveränderbarkeit dort technisch nicht durchsetzbar ist.
- Erstelle eine kurze Verfahrensdokumentation. 3 Seiten reichen. Beschreibe deinen tatsächlichen Workflow — keine schöne Theorie.
Wenn du diese drei Punkte umsetzt, bist du im Falle einer Betriebsprüfung ausreichend vorbereitet. Wer das ernst nimmt, schläft ruhiger — und spart bei der Prüfung Zeit, Nerven und potenziell viel Geld.