Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat Deutschland einen großen Schritt Richtung digitaler Buchhaltung gemacht: Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht — zunächst nur beim Empfang, später auch beim Versand. Viele halten das für ein Thema „nur für Konzerne". Das ist falsch.
Was eine E-Rechnung wirklich ist (und was nicht)
Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Gesetzeslage ist nicht einfach eine PDF-Datei, die du per E-Mail verschickst. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach dem europäischen Standard EN 16931. Sie kann von Buchhaltungssoftware automatisch gelesen und verbucht werden, ohne dass jemand manuell tippen muss.
In Deutschland gibt es zwei zugelassene Formate:
| Format | Was ist es? | Wofür gedacht |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei. Keine menschenlesbare Darstellung. | Pflicht im B2G-Bereich (Behörden), zunehmend auch B2B |
| ZUGFeRD | Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. | B2B-freundlich, weil Mensch + Maschine beides können |
Beide erfüllen EN 16931 und sind in Deutschland als E-Rechnung anerkannt. ZUGFeRD (Version 2.x, auch bekannt als Factur-X) ist für den normalen Geschäftsverkehr meist die bessere Wahl, weil der Empfänger die PDF ganz normal öffnen kann — das XML ist „unsichtbar" eingebettet.
Die wichtigsten Fristen
Die Einführung erfolgt stufenweise:
- Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen — egal wie groß. Auch der Solo-Freelancer muss E-Rechnungen entgegennehmen und korrekt verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € bei B2B-Leistungen.
- Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. PDF-only ist dann endgültig nicht mehr zulässig.
Wer ist nicht betroffen?
Es gibt sinnvolle Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) — hier bleibt die PDF oder der Papierdruck unverändert zulässig.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind weiterhin als einfache Rechnung erlaubt.
- Fahrausweise (Bahn, Bus, Flug) bleiben als „andere Rechnungen" zulässig.
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es keine generelle Ausnahme — wer an Unternehmen liefert oder leistet, muss empfangen und ab 2028 auch senden können.
Was musst du jetzt konkret tun?
1. Empfang sicherstellen (Pflicht seit 1.1.2025)
Du brauchst eine Möglichkeit, eingehende E-Rechnungen zu empfangen, zu lesen und 10 Jahre lang in maschinenlesbarer Form aufzubewahren. Eine E-Mail-Adresse, in der die Anhänge landen, reicht technisch — eine Buchhaltungssoftware, die das XML automatisch ausliest und vorbucht, spart deutlich Zeit.
2. Versand vorbereiten (Pflicht ab 2027/2028)
Theoretisch kannst du E-Rechnungen mit kostenlosen XML-Editoren erstellen. Praktisch ist das so anstrengend, dass es niemand macht. Sinnvoller: eine Buchhaltungssoftware, die standardmäßig ZUGFeRD oder XRechnung ausgibt, ohne dass du etwas konfigurieren musst.
3. Archivierung GoBD-konform
Eingehende E-Rechnungen musst du im Originalformat (XML bzw. PDF/A-3) aufbewahren. Ein Ausdruck und ein Ordner reichen nicht — das wurde mit den GoBD 2014 bzw. 2019 endgültig festgelegt.
Welche Software ist „E-Rechnungs-ready"?
Achte beim Software-Vergleich auf drei Dinge:
- Versand: Wird ZUGFeRD oder XRechnung automatisch mitgeneriert — oder ist das ein Add-on, das extra kostet?
- Empfang: Kann die Software eingehende XML-Anhänge lesen und vorbuchen? Oder bleibt das manuelle Arbeit?
- Archivierung: Wird das Original-XML 10 Jahre lang aufbewahrt, getrennt vom „lesbaren" PDF?
Bei Accolink ist beides Standard: Jede Rechnung kann mit einem Klick als E-Rechnung im EN-16931-Format generiert werden (ZUGFeRD-PDF oder reine XRechnung), und eingehende E-Rechnungen werden automatisch verarbeitet.
Was, wenn ich es einfach ignoriere?
Wer als Empfänger eine E-Rechnung nicht annehmen kann, riskiert kein direktes Bußgeld — aber die Rechnung gilt trotzdem als zugestellt. Der Kunde kann nichts dafür, dass du seine E-Rechnung nicht verarbeitest. Wer als Versender ab 2027/2028 noch PDF schickt, riskiert dass die Rechnung umsatzsteuerlich nicht anerkannt wird — der Empfänger könnte den Vorsteuerabzug verlieren, was schnell zu Streit mit Geschäftskunden führt.
Fazit
Die E-Rechnung ist kein Bürokratie-Monster, sondern eine sinnvolle Standardisierung, die langfristig allen Zeit spart. Wichtig ist, dass du jetzt (nicht erst 2028) eine Software hast, die beides kann: empfangen und versenden. Wer das früh aufsetzt, hat den Wettbewerbsvorteil, dass Geschäftskunden Rechnungen einfach durchbuchen können — was deine Zahlungsmoral merklich verbessert.