Die unangenehmste Aufgabe der Selbständigkeit ist, dem eigenen Geld hinterherzulaufen. Ein automatisches Mahnwesen nimmt dir genau das ab: Es erinnert, mahnt und eskaliert nach festem Plan — und bleibt dabei professionell.
Wann ist ein Kunde in Verzug?
Verzug tritt ein, wenn der Kunde trotz Fälligkeit nicht zahlt (§ 286 BGB). Hast du ein konkretes Zahlungsziel oder Datum genannt, beginnt der Verzug nach dessen Ablauf. Gegenüber Verbrauchern brauchst du dafür meist eine Mahnung; spätestens 30 Tage nach Rechnungszugang tritt Verzug auch ohne Mahnung ein — wenn du darauf hingewiesen hast.
Der 3-stufige Ablauf
- Stufe 1 — Zahlungserinnerung: freundlich, im Zweifel war es nur ein Versehen. Keine Drohung, kein Druck.
- Stufe 2 — Mahnung: klarer Ton, neue Frist, Hinweis auf den eingetretenen Verzug.
- Stufe 3 — Letzte Mahnung: mit Verzugszinsen und Mahnkosten, Ankündigung weiterer Schritte (Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren).
Verzugszinsen und Mahnkosten
Bei Verzug darfst du Verzugszinsen berechnen (§ 288 BGB): bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung deutlich höher als gegenüber Privatkunden. Bei B2B-Geschäften kommt zusätzlich eine Pauschale von 40 € hinzu. Tatsächliche, notwendige Beitreibungskosten kannst du ebenfalls geltend machen.
So automatisierst du es
Manuell jede überfällige Rechnung im Blick zu behalten, ist mühsam und fehleranfällig. Ein gutes Rechnungsprogramm erkennt überfällige Rechnungen automatisch und startet das Mahnwesen nach deinem Plan — jede Stufe vorab freigegeben oder vollautomatisch. Verzugszinsen und Mahnkosten werden korrekt berechnet, das Mahnschreiben als PDF und per E-Mail erzeugt. Accolink bringt das 3-stufige Mahnwesen serienmäßig mit.
Fazit
Ein automatisches Mahnwesen ist kein Zeichen von Härte, sondern von Professionalität — und es schützt deine Liquidität. Drei Stufen, klare Fristen, korrekte Verzugszinsen: Wer das einmal einrichtet, bekommt sein Geld zuverlässiger und muss nie wieder unangenehme Erinnerungs-E-Mails von Hand tippen.